Persondatapolitik for OIL! tank & go ApS

1. Formål med politik
2. Beskrivelse af behandlingerne
   2.1. OIL! Loyalitetsprogram
   2.2. OIL! Firmakort
   2.3. TV-overvågning
   2.4. Leverandører og samarbejdspartnere
   2.5. Cookies og hjemmeside
   2.6. Matomo
   2.7. Google Maps
   2.8. Indlejrede YouTube-videoer
   2.9. Kontaktformular
   2.10. hCaptcha
   2.11. Sociale medier
   2.12. Markedsføring 
   2.13. Jobansøgere
3. Meddelelse om lovpligtig eller påkrævet behandling
4. Modtagere af personoplysninger
5. Dine rettigheder
6. Kontaktoplysninger
7. Ændringer

1. Formål med politik

Formålet med denne persondatapolitik er at gøre dig opmærksom på, hvordan OIL! tank & go ApS ”vi”, ”os”) behandler dine personoplysninger. Med denne politik ønsker vi at gøre dig bevidst om, hvilke oplysninger der indsamles og behandles, og hvor længe de opbevares. Persondatapolitikken omhandler behandling af personoplysninger hos OIL! tank & go når du indgår aftaler, interagerer eller på anden måde udveksler personoplysninger med os.

2. Beskrivelse af behandlingerne

Vi behandler dine oplysninger til et eller flere specifikke formål og i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne. Vi behandler bl.a. dine oplysninger, hvis du er kunde hos os, er loyalitetskunde, benytter vores firmakortaftale, er samarbejdspartner eller leverandør, besøger vores hjemmeside eller vores sider på sociale medier, hvis du skriver dig op til vores nyhedsbrev samt søger job hos os. Oplysningerne vil som alt overvejende udgangspunkt komme direkte fra dig, og vi behandler alene dine oplysninger, så længe det er nødvendigt af hensyn til det formål, hvortil de blev indsamlet. Oplysningerne kan dog også behandles og opbevares længere i anonymiseret form.

I nedenstående kan du få et overblik over de forskellige typer af behandlinger, som vi foretager.

2.1. OIL! Loyalitetsprogram

I forbindelse med din indgåelse i vores OIL! Loyalitetsaftale har vi brug for at behandle dine personoplysninger. Dette omfatter dit navn, køn, alder, adresse, postnr., by, land, telefonnummer, e-mailadresse, registreringsnummer til bil, anciennitet i loyalitetsprogram (intro, bronze, sølv, guld, VIP, mv.) samt antal optjente loyalitetspoint.

Hvis du ønsker at gøre brug af nogle af vores konkrete medlemsfordele, kan vi også i nogle tilfælde behandle personoplysninger om din arbejdsplads, dit forsikringsselskab og forsikringspolicenummer, dit a-kassemedlemsskab samt dit medlemskab til visse gymnastikforeninger.

Vi behandler dine personoplysninger og oplysninger om din virksomhed for at kunne levere vores ydelse til dig, herunder beregne din rabat, tilbyde medlemsfordele og løbende sende dig fakturaer, jf. GDPR art. 6(1)(b).

Dine oplysninger opbevares, så længe du er registreret som loyalitetskunde hos os. Vi sletter oplysningerne løbende, dog senest 5 år efter endt kundeforhold eller ophør af loyalitetsprogrammet. Visse oplysninger relateret til fakturering kan opbevares i 5 år plus løbende regnskabsår i medfør af bogføringsloven.

2.2. OIL! Firmakort

I forbindelse med ansøgning, oprettelse og håndtering af et OIL! Firmakort til din virksomheds tankning af brændstof og opnåelse af rabatter og andre fordele, behandlinger vi en række personoplysninger om dig som kontaktperson for virksomheden. Dette omfatter virksomhedsnavn, navn på ansvarlig ejer (ved persondrevet virksomhed eller I/S), adresse, postnummer, by, CVR-nr., CPR-nr. (ved persondrevet virksomhed eller I/S, telefonnr., e-mailadresse, betalingsoplysninger, registreringsnummer til biler, brugernavne, dit ønske til PIN-kode, samt dato, sted og underskrift af firmakortaftalen.

Vi behandler dine personoplysninger og oplysninger om din virksomhed for at kunne levere vores ydelse til dig, herunder beregne din rabat, tilbyde medlemsfordele og løbende sende dig fakturaer, jf. GDPR art. 6(1)(b). Vi har også mulighed for at foretage kreditvurderinger af din virksomhed på baggrund af vores legitime interesse i at sikre vores mulighed for betaling, jf. GDPR art. 6(1)(f). Såfremt du indehaveren af en persondrevet virksomhed eller et I/S, indsamler vi dit CPR-nr. til brug for vores kreditvurdering af din enkeltmandsvirksomhed. Dette gør vi på baggrund af dit samtykke, jf. GDPR art. 6(1)(a), jf. GDPR art. 7, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage igen ved at kontakte os.

Dine oplysninger opbevares, så længe du er registreret som firmakortkunde hos os. Vi sletter oplysningerne løbende, dog senest 5 år efter endt kundeforhold eller ophør af firmakortaftalen. Visse oplysninger relateret til fakturering kan opbevares i 5 år plus løbende regnskabsår i medfør af bogføringsloven.

2.3. TV-overvågning

For at overvåge driften af, øge sikkerheden på, og for at forhindre og forebygge hærværk og tyveri fra vores tankstationer, har vi opsat TV-overvågning. I denne sammenhæng behandler vi dine personoplysninger i form af dit billede og lokation på videooptagelserne, samt evt. din bils registreringsnummer.

Vi behandler dine personoplysninger af hensyn til vores legitime interesse i at overvåge driften, øge sikkerheden og forhindre og forebygge hærværk og tyveri fra vores tankstationer, som overstiger din interesse i, at vi ikke behandler dine personoplysninger til disse formål (GDPR art. 6(1)(f). Vi har i visse tilfælde mulighed for eller pligt til at dele videooptagelserne af dig med politiet i kriminalitetsforebyggende øjemed samt til politiets efterforskningsarbejde. Hvis vi har pligt til at dele optagelserne med politiet, sker dette efter GDPR art. 6(1)(c).

TV-overvågning, der alene vedrører drift, fejlmeldinger eller blokering af vores indkørsler, mv., gemmer vi ikke. TV-overvågning, som vi optager for at øge sikkerheden og forhindre og forebygge hærværk og tyveri fra vores tankstationer, gemmer vi i maksimalt 30 dage i medfør af TV-overvågningslovens § 4c(4). Vi kan i visse tilfælde opbevare optagelserne i længere tid, hvis vi har indgivet en anmeldelse om et strafbart forhold, vi behandler oplysningerne i kriminalitetsforebyggende øjemed, for at efterkomme et påbud fra politiet, og til behandling af en konkret tvist.

2.4. Leverandører og samarbejdspartnere

Når vi indgår aftaler med leverandører og samarbejdspartnere, behandler vi oplysninger om disses kontaktpersoner. Dette omfatter oplysninger om navn, stillingsbetegnelse, telefonnummer, e-mail og om nødvendigt betalingsoplysninger.

Oplysningerne behandles enten, fordi det er nødvendigt af hensyn til opfyldelse af aftalen med den pågældende leverandør eller samarbejdspartner, jf. GDPR art. 6(1)(b), eller fordi vi som led i aftalen har en legitim interesse i at behandle den pågældendes kontakt oplysninger, jf. GDPR art. 6(1)(f).

Vi opbevarer relevante kontaktoplysninger igennem vores samarbejde. Skriftlige korrespondancer slettes løbende, og oplysninger som er nødvendige til at opfylde vores forpligtelser efter bogføringsloven opbevares i 5 år plus løbende regnskabsår.

2.5. Cookies og hjemmeside

I forbindelse med den almindelige drift af vores hjemmeside indsamler vi personoplysninger om dig via cookies for at forbedre hjemmesidens udsende og brugeroplevelse, samt til at udarbejde statistikker. De oplysninger som vi indsamler via cookies, omfatter din IP-adresse, browsertype, enhed (type, version, operativsystem m.v.) samt brugeradfærd, herunder sidevisninger.

Vi indsamler kun dine oplysninger, hvis du har givet samtykke hertil (GDPR art. 6(1)(a)). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Læs mere om dette i cookiebanneren på vores hjemmeside.

På vores hjemmeside har vi desuden integrerede plugins fra sociale medier, som den vej igennem har mulighed for at indsamle data om dig, hvis du har givet dit samtykke hertil. Vi har i den forbindelse et fælles dataansvar med hvert medie. Vi anvender integrerede plugins fra Facebook, Instagram, LinkedIn og YouTube.

2.6. Matomo

Vi bruger webanalyseværktøjet Matomo (tidligere Piwik) til at designe vores hjemmesider i overensstemmelse med efterspørgslen. Matomo opretter brugerprofiler baseret på anonyme brugsdata. Yderligere oplysninger om databeskyttelsesbestemmelser kan findes på https://matomo.org/privacy. Vi bruger cookies til dette formål. Dette gør det muligt for os at indsamle de oplysninger, der bruges til brugerprofilen, fra den enhed, du bruger. Retsgrundlaget for behandlingen er dit samtykke. 

Du kan tilbagekalde dit samtykke på ved at klikke her og foretage det respektive valg.

Denne brugerprofil oprettet af Matomo består af:

• Anonymiserede IP-adresser ved at fjerne de sidste 2 bytes (så f.eks. 198.51.0.0 i stedet for 198.51.100.54).
• Pseudonymiseret omtrentlig placering/region (baseret på den anonymiserede IP-adresse)
• Dato og klokkeslæt
• Titel på den besøgte side
• URL på den side, der er besøgt
• URL for den forrige side (hvis tilladt)
• Skærmopløsning
• Lokal tid
• Filer, der er klikket på og downloadet
• Eksterne links
• Varighed af sideindlæsning
• Land, region, by (med lav nøjagtighed på grund af IP-adresse)
• Browserens hovedsprog
• Anvendt browser
• Interaktioner med formularer (men ikke deres indhold)
• Operativsystem
• Browser-plugins

De førnævnte brugerprofiler gemmes kun i pseudonymiseret form. På denne måde kan vi genkende tilbagevendende besøgende, tælle dem som sådan og måle rækkevidden og interessen for vores hjemmeside.

2.7. Google Maps

På denne hjemmeside bruger vi Google Maps-tjenesten. En tjeneste fra Google Ireland Ltd, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, Fax: +353 (1) 436 1001 ("Google"). Dette giver os mulighed for at vise dig interaktive kort direkte på hjemmesiden og gør det muligt for dig at bruge kortfunktionen bekvemt.

Når du besøger hjemmesiden, modtager Google oplysninger om, at du har tilgået den tilsvarende underside på vores hjemmeside. Derudover overføres de data, der er nævnt under brugsdata i denne erklæring. Dette sker uafhængigt af, om Google stiller en brugerkonto til rådighed, som du er logget ind med, eller om der ikke findes nogen brugerkonto. I den konfiguration, der er integreret af os, bliver dataene dog ikke slået sammen med din Google-konto, så de data, Google modtager fra dig, er begrænset til det minimum, der er teknisk nødvendigt for at stille kortet til rådighed.

2.8. Indlejrede YouTube-videoer

Vi indlejrer YouTube-videoer på vores hjemmeside på nogle undersider. Når disse undersider åbnes, genindlæses YouTube-indhold. I den forbindelse modtager YouTube også din IP-adresse, som er teknisk nødvendig for at hente indholdet. Vi har ingen indflydelse på YouTubes videre behandling. Ved indlejring af videoerne har vi dog sørget for at aktivere den udvidede databeskyttelsestilstand, som YouTube tilbyder.

2.9. Kontaktformular

Du har mulighed for at kontakte os via webformularer. For at bruge vores kontaktformularer har vi brug for dit navn og din e-mailadresse. Du kan give yderligere oplysninger, men du behøver ikke. Retsgrundlaget for behandlingen er GDPR art. 6(1)(f). Vi vil kun bruge dine data til at behandle din anmodning.

Vi vil gerne påpege, at de data, du giver os, vil blive registreret og gemt elektronisk. Vi bruger udelukkende dine data til at behandle din forespørgsel. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod den videre behandling af dine data, f.eks. via e-mail til serviceteam@oil-tankstationer.dk. Dine data vil derefter blive slettet.

2.10. hCaptcha

For at sikre kontaktformularen mod uopfordrede, automatiserede beskeder bruger vi hCaptcha-tjenesten, der leveres af Intuition Machines, Inc, en amerikansk virksomhed med base i Delaware ("IMI"). Så snart du klikker på knappen "Jeg er et menneske", overføres din IP-adresse til hCaptcha. Tjenesten udbydes af Intuition Machines, Inc, 350 Alabama St, #10, San Francisco, CA 94110, USA. Databehandlingen er baseret på GDPR art. 6(1)(f): Operatøren af webstedet eller mobilappen har en legitim interesse i at beskytte sit websted mod misbrug af automatiseret crawling og spam. IMI fungerer som en "databehandler", der handler på vegne af sine kunder, som defineret i GDPR, og som en "tjenesteudbyder" i henhold til California Consumer Privacy Act (CCPA). For mere information om hCaptcha og IMI's privatlivspolitik og brugerbetingelser, se venligst nedenstående links:

https://hcaptcha.com/privacy  
https://hcaptcha.com/terms

2.11. Sociale medier

Vi anvender visse sociale medier, bl.a. Facebook, Instagram, LinkedIn og YouTube til at komme i kontakt med vores kunder og potentielle kunder, samt fremme vores markedsføring. Hvis du har været inde og ”like” eller ”følge” vores fanside på det sociale medie eller har været i kontakt med os igennem dette, behandler vi undgåeligt dine personoplysninger. Vi behandler hertil kun oplysninger om dit navn og e-mail.

Hvis du kontakter os via sociale medier, behandler vi dine personoplysninger på baggrund af vores interesse i at kunne kontakte dig og svare på dine henvendelser, jf. GDPR art. 6(1)(f). Oplysningerne vil stamme fra dig og det sociale medie, som du kontakter os igennem.

Vi har et såkaldt fælles dataansvar med de sociale medier vi anvender, idet vi begge behandler dine personoplysninger til egne formål. Du kan læse mere om de sociale mediers behandling af dine personoplysninger i det følgende:

• Facebook og Instagrams behandling af dine personoplysninger her, og om det fælles dataansvar her. 
• Du kan læse mere de om LinkedIns behandling af dine personoplysninger her og om det fælles dataansvar her.
• YouTubes (Googles) behandling af dine personoplysninger her.

Oplysninger behandlet ifm. sociale medier, som omhandler direkte kommunikation via de sociale medier, slettes med det samme. Opslag på f.eks. Facebook-sider eller i offentlige grupper slettes ikke, idet et opslag eller en kommentar på Facebook-sider eller i offentlige grupper betragtes som værende offentlige områder. Du kan læser mere om offentlige områder her.

2.12. Markedsføring 

Vi behandler kun dine personoplysninger til brug for markedsføring, hvis du har givet dit samtykke i overensstemmelse med GDPR art. 6(1)(a) til f.eks. at modtage nyhedsbreve om begivenheder, invitationer, rabatter og tilbud. Omfanget af vores behandling fremgår af det konkrete samtykke.

Hvis du har samtykket til at modtage markedsføring fra os, behandler vi som udgangspunkt oplysninger om kontaktoplysninger, telefonnummer, e-mail og postnr.

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage ved at benytte linket ”afmeld” i de nyhedsbreve, du modtager samt ved at sende en e-mail til serviceteam@oil-tankstationer.dk eller ringe til +45 76 409 409.

Vi opbevarer dokumentationen for dit samtykke, så længe du modtager markedsføring eller deltager i vores markedsføring og i 2 år efter, at du har tilbagekaldt dit samtykke, da vores eventuelle straffeansvar forældes efter dette tidsrum.

2.13. Jobansøgere

Hvis du søger job hos os, behandler vi dine personoplysninger med henblik på at vurdere, om du er kvalificeret til en eksisterende eller fremtidig stilling hos os. Vi behandler de oplysninger, du giver os, herunder navn, kontaktoplysninger (herunder telefonnummer, e-mail og adresse), fødselsdato, billede, ansøgning, CV, arbejds- og uddannelsesmæssige forhold og referencer.

Vi behandler dine oplysninger for at kunne indgå en aftale med dig om ansættelse på baggrund af din anmodning om vores behandling af ansøgningen. Vi behandler endvidere oplysninger i de tilfælde, hvor vi vurderer, at vores interesser i at behandle dine personoplysninger overstiger dine interesser i, at de ikke behandles, f.eks. oplysninger indsamlet fra sociale medier offentliggjort af dig, jf. GDPR art. 6(1)(f).

Vi deler dine personoplysninger med de medarbejdere, der er involveret i rekrutteringsprocessen. Vi kan herudover også eventuelt videregive dine personoplysninger til et rekrutteringsfirma, der hjælper os i forbindelse med rekrutteringsprocessen.

Hvis vi ønsker at opbevare din oplysninger udover rekrutteringsperioden, indhenter vi dit samtykke.

Uopfordrede ansøgninger kan opbevares i 6 måneder efter at rekrutteringsprocessen er afsluttet.

3. Meddelelse om lovpligtig eller påkrævet behandling

I de tilfælde, hvor vi behandler dine personoplysninger på baggrund af en retlig forpligtelse eller et krav i henhold til kontrakt eller et krav, der skal være opfyldt for at indgå en kontrakt, er du forpligtet til at give os oplysningerne for, at vi kan opretholde kundeforholdet, opfylde kontrakten samt fakturere dig for vores ydelser m.v. Hvis du ikke ønsker at give os de oplysninger, som vi skal bruge for at overholde vores forpligtelser, kan konsekvensen være, at vi ikke har mulighed for at oprette eller fortsætte klientforholdet eller opfylde en kontrakt med dig.

Du er ikke forpligtet til at give os dine oplysninger i andre tilfælde, f.eks. til brug for vores markedsføring og udsendelse af nyhedsbreve. Konsekvensen ved ikke at give os dine oplysninger vil dog være, at du f.eks. ikke kan modtage markedsføringsmateriale og nyhedsbreve fra os.

4. Modtagere af personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger med fortrolighed, og vi videregiver som udgangspunkt ikke oplysningerne til tredjeparter. Vi kan dog videregive dine personoplysninger, hvis du har givet dit samtykke, hvis vi har en berettiget interesse i videregivelsen eller hvis vi har en retlig forpligtelse.

Vi kan overlade personoplysninger til vores systemleverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne og efter vores specifikke instruks i henhold til den indgåede databehandleraftale.

Vi kan videregive personoplysninger til virksomheder inden for vores koncern til interne administrative formål, jf. GDPR præambel 48, jf. GDPR art. 6(1)(f). Oplysningerne vedrører hovedsageligt oplysninger til håndtering af vores interne bogholderi.

I nogle tilfælde benytter vi databehandlere uden for EU/EØS, hvorved personoplysninger kan blive overført til tredjelande, bl.a. i forbindelse med vores brug af cloudløsninger. Hertil anvender vi et gyldigt overførselsgrundlag (evt. herunder Standard Contractual Clauses) inden vi overfører personoplysningerne. Overførelsen sker alene under iagttagelse af de nødvendige sikkerhedsgarantier som krævet efter gældende databeskyttelseslovgivning og der foretages altid en individuel vurdering vedrørende behov for supplerende foranstaltninger. Du kan kontakte os på serviceteam@oil-tankstationer.dk for at få oplysninger om det konkrete behandlingsgrundlag i den sammenhæng.

5. Dine rettigheder

Når vi indsamler oplysninger om dig, har du en række grundlæggende rettigheder efter persondatareglerne, som du kan gøre brug af. Dine rettigheder omfatter retten til at anmode om indsigt i og berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger, begrænsning af og indsigelse mod vores behandling, samt retten til at modtage dine oplysninger i et struktureret, almindelig anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

Ovenfor nævnte rettigheder kan være tilknyttet betingelser og begrænsninger. Hvorvidt du som registreret kan anmode om f.eks. at få dine personoplysninger slettet, vil i alle tilfælde afhænge af en konkret vurdering. 

Hvis du har givet dit samtykke til vores behandling af dine oplysninger, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dette samtykke.

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du indgive en klage til Datatilsynet via deres hjemmeside https://www.datatilsynet.dk eller ved at ringe på tlf. 33 19 32 00.

6. Kontaktoplysninger

Den virksomhed, som er ansvarlig for behandling af dine personoplysninger, er: 

OIL! tank & go ApS 
CVR.nr.: 36552816
Andkærvej 26
7100 Vejle
serviceteam@oil-tankstationer.dk 
+45 76 409 409

Hvis du har spørgsmål vedrørende vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os på ovenstående kontaktoplysninger.